Các phòng họp lớn không gặp khó khăn do phần cứng. Chúng bị giới hạn bởi mô hình vận hành đằng sau chúng.

Trong nhiều thập kỷ qua, kiến trúc của các phòng họp lớn không có gì thay đổi — nó chỉ trở nên cồng kềnh hơn mà thôi. Mô hình này dựa trên một bộ mã hóa tập trung — một “hộp đen” ẩn trong phòng hậu cần, được nối với một mạng lưới dây cáp phức tạp. Cách tiếp cận này không trở nên tốt hơn theo thời gian — nó chỉ trở nên cồng kềnh hơn, đắt đỏ hơn và khó quản lý hơn. Quan trọng nhất là trải nghiệm của người trong phòng không hề được cải thiện.

Đồng sáng lập và Giám đốc Công nghệ (CTO) của Neat, Ivar Johnsrud, đã dành nhiều năm để mở rộng giới hạn thiết kế bộ mã hóa (codec) khi còn ở các vai trò trước đây của mình, tạo ra những thứ mà nhiều người vẫn coi là tiêu chuẩn vàng cho lĩnh vực này. Nhưng ông cũng sẽ là người đầu tiên nói với bạn rằng chúng tôi đã đạt đến giới hạn kiến trúc của mô hình đó từ nhiều năm trước.

Phiên bản tốt nhất của một mô hình cũ vẫn là mô hình cũ. Thế giới đã thay đổi, và tiềm năng của AI đã thay đổi các tiêu chuẩn. Câu hỏi cho năm 2026 không phải là liệu bạn có còn cần những chức năng cốt lõi đó hay không, mà là làm thế nào để tái định hình trải nghiệm để trở nên chủ động, thông minh và phù hợp với không gian làm việc hiện đại.

Chúng tôi đã từng chứng kiến sự thay đổi này trước đây

Tại Cisco, tôi đã chứng kiến sự hợp tác qua video chuyển mình từ một thứ xa xỉ trong phòng họp thành thứ mà cả thế giới phụ thuộc vào chỉ trong một đêm. Tại Aptiv, tôi đã thấy điện toán biên thông minh biến đổi toàn bộ các ngành công nghiệp, từ ô tô đến hàng không vũ trụ và robot.

Về bản chất, một chiếc xe tự lái là một hệ thống phân tán, được phối hợp chặt chẽ — camera, cảm biến, micrô và bộ xử lý biên làm việc cùng nhau trong thời gian thực để hiểu bối cảnh và đưa ra hành động. Khi tôi nhìn vào các phòng họp hiện đại mà Neat đang xây dựng, có những điểm tương đồng rõ ràng.

Thách thức với codec

Hầu hết các phòng họp lớn vẫn được xây dựng xoay quanh một "bộ não" trung tâm. Và khi chúng không thể mở rộng quy mô, phản ứng là điều rất dễ đoán: thêm nhiều bộ xử lý hơn, hệ thống lớn hơn, nhiều cảm biến, camera và micro hơn. Nhưng kiến trúc cốt lõi không bao giờ thay đổi, nên kết quả cũng vậy, ngay cả khi nhu cầu đã phát triển. Kết quả là các hệ thống không mở rộng quy mô một cách trơn tru, mỗi phòng họp lại vận hành một kiểu khác nhau, và trải nghiệm bị gián đoạn khi độ phức tạp và chi phí ngày càng tăng lên.

Các phòng họp lớn vốn dĩ khó dự đoán. Mọi người di chuyển. Cuộc trò chuyện liên tục tiếp diễn. Sự chú ý chuyển dịch khắp không gian. Một hệ thống tập trung không thể theo kịp — vì nó không được thiết kế để làm điều đó.

Điều gì thay thế codec?

Đây không phải là vấn đề về codec lớn hơn hay nhiều dây cáp hơn. Đây là một mô hình hoàn toàn khác biệt – một mô hình mà chúng tôi đã và đang hiện thực hóa, cũng như không ngừng phát triển. Thay vì một "bộ não trung tâm", mỗi thiết bị đều đóng góp sức mạnh tính toán, cảm biến và hiểu ngữ cảnh. Camera, micrô và các thiết bị không còn thụ động nữa. Chúng thông minh, được kết nối và hoạt động đồng bộ. Phòng họp trở thành một hệ thống phối hợp nhịp nhàng, chứ không phải là một tập hợp các thiết bị ngoại vi. Điều này không có nghĩa là từ bỏ codec. Mà là định nghĩa lại vai trò của nó.

Trước đây, mọi thứ đều được chuyển về codec. Ngày nay, mọi thứ đều có thể kết nối qua IP thông qua mạng. Với một hệ thống phân tán thực sự, phạm vi phủ sóng mở rộng khắp phòng mà không có điểm mù, các thiết bị phối hợp với nhau theo thời gian thực, khả năng tính toán mở rộng theo sự phát triển của không gian và hệ thống tự điều chỉnh thay vì phải cấu hình lại. Bạn không còn thiết kế xoay quanh các hạn chế nữa. Bạn đang thiết kế dựa trên cách mọi người thực sự hành xử.

Edge AI thay đổi trải nghiệm

Đây là lúc AI trở nên quan trọng — không phải như một tính năng, mà là một phần của kiến trúc. Nó vượt xa việc ghi lại một luồng dữ liệu để diễn giải những gì đang diễn ra trong phòng. Khi trí tuệ tồn tại ở biên, các quyết định được đưa ra trong vài mili giây, dữ liệu được lưu trữ tại chỗ và hiệu suất không còn phụ thuộc vào đám mây hoặc suy giảm khi mạng gặp sự cố. Hệ thống không chỉ ghi lại các cuộc họp — nó còn hiểu chúng khi chúng diễn ra.

Từ phòng họp thụ động đến môi trường tư duy

Hầu hết các hệ thống vẫn tạo ra bản ghi, danh sách công việc cần làm và bản tóm tắt từ góc nhìn của một hệ thống trung tâm, nhưng đó là một góc nhìn hạn chế. Một hệ thống phân tán, được hỗ trợ bởi công nghệ tiên tiến có thể hiểu ai đang nói, sự chú ý đang chuyển hướng sang đâu và các tương tác đang diễn biến như thế nào.

Theo thời gian, điều này sẽ mở ra một tiềm năng mạnh mẽ hơn: những môi trường không chỉ ghi lại các cuộc họp, mà còn thấu hiểu chúng trong bối cảnh cụ thể và ngày càng thúc đẩy kết quả vượt ra ngoài phạm vi cuộc họp. Và không chỉ trong các cuộc họp, mà còn xuyên suốt mọi hoạt động diễn ra trong phòng.

Mở rộng mô hình này

Đối với bộ phận CNTT doanh nghiệp, đây là nơi mà sự thay đổi có ý nghĩa quan trọng nhất. Kiến trúc phân tán cho phép các hệ thống mô-đun thích ứng với các loại phòng, cơ sở hạ tầng phù hợp với các tiêu chuẩn doanh nghiệp và quản lý tập trung giúp bạn có thể kiểm soát từ một giao diện người dùng trực quan. Triển khai nhanh chóng, cấu hình lại mà không cần xây dựng và mở rộng quy mô toàn cầu một cách nhất quán.

Mọi thứ đều kết nối và mở rộng quy mô qua mạng. Nhưng không phải tất cả các kiến trúc đều giống nhau. Nhiều phương pháp cũ vẫn chuyển mọi thứ về một codec trung tâm, tái tạo những hạn chế và tắc nghẽn cũ dưới một hình thức khác.

Một hệ thống phân tán thực sự hoạt động theo cách hoàn toàn khác biệt. Trí tuệ và khả năng xử lý được phân tán trên các thiết bị, không tập trung về một điểm điều khiển duy nhất. Điều đó không chỉ đơn giản hơn mà nó thay đổi những gì có thể thực hiện được trên quy mô lớn.

Vậy bước tiếp theo là gì?

Cách chúng ta hợp tác trong các phòng họp lớn đã thay đổi, và công nghệ thúc đẩy điều đó cũng phải thay đổi theo. Những tiến bộ gần đây về AI trong cả phần cứng và phần mềm cuối cùng đã cho phép Neat loại bỏ sự phức tạp của hệ thống cũ thay vì chỉ thay thế nó bằng một hệ thống lớn hơn và đắt tiền hơn.

Tại Neat, chúng tôi tập trung vào một kiến trúc cho phép các thiết bị thông minh và kết nối của chúng tôi tái định nghĩa trải nghiệm cho mọi người tham gia. Chúng tôi không chỉ xây dựng phần cứng tốt hơn—chúng tôi đang xây dựng trí tuệ kết nối cho không gian làm việc hiện đại.

Tôi rất nóng lòng được chia sẻ lộ trình của chúng tôi cho phần còn lại của năm và một số tính năng mới tuyệt vời mà chúng tôi đang chuẩn bị ra mắt.

Chúng tôi mới chỉ bắt đầu.

Hãy xem môi trường họp trông như thế nào khi nó thực sự hiểu được những gì đang diễn ra. Tham gia buổi demo trực tiếp hoặc trò chuyện với chuyên gia của Neat.