Sứ mệnh kiến tạo sự đồng bộ trên quy mô lớn

Là nhà điều hành trung tâm dữ liệu độc lập hàng đầu của Úc, NEXTDC chịu trách nhiệm quản lý một số cơ sở hạ tầng kỹ thuật số quan trọng nhất của quốc gia này. Nằm trong nhóm công ty niêm yết ASX 100, doanh nghiệp này vận hành một mạng lưới trung tâm dữ liệu đẳng cấp thế giới trên toàn quốc, hỗ trợ các doanh nghiệp, nhà cung cấp dịch vụ đám mây, cơ quan chính phủ và một số tập đoàn công nghệ lớn nhất thế giới.

Được biết đến với các cơ sở vật chất mang tính biểu tượng, phương pháp tiếp cận lấy khách hàng làm trung tâm và không ngừng đổi mới sáng tạo, NEXTDC đã xây dựng được uy tín vững chắc trong việc mang lại những trải nghiệm xuất sắc song hành cùng hạ tầng dẫn đầu ngành. Khi công ty tiếp tục mở rộng quy mô trên khắp nước Úc và tiến ra các thị trường quốc tế, bao gồm cả Malaysia, việc duy trì tính đồng nhất trong mọi hoạt động tương tác với khách hàng và nhân viên ngày càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Đối với Jarrod Thompson, Giám đốc Triển khai Chương trình, thách thức này không chỉ giới hạn trong khu vực trung tâm dữ liệu. Các phòng họp thường, phòng hội đồng quản trị, phòng đào tạo và không gian cộng tác với khách hàng đều cần mang lại trải nghiệm mượt mà, đồng nhất — bất kể vị trí, nền tảng hay người dùng.

Chúng tôi không có đội ngũ CNTT túc trực tại chỗ, vì vậy sự đơn giản được đặt lên hàng đầu.

Jarrod Thompson, Quản lý Triển khai Chương trình, NEXTDC.

Triết lý đó cuối cùng đã dẫn dắt NEXTDC đi đến quyết định chuẩn hóa toàn bộ hệ thống bằng các thiết bị Neat trên khắp mạng lưới cơ sở hạ tầng đang không ngừng mở rộng của mình.

Tạo ra những không gian mà khiến khách hàng muốn quay lại sử dụng nhiều lần

Trong khi phần lớn mọi người thường liên tưởng các trung tâm dữ liệu với máy chủ và cơ sở hạ tầng, NEXTDC lại đầu tư mạnh mẽ vào việc tạo ra những môi trường thân thiện và lấy khách hàng làm trung tâm.

Tại các cơ sở của mình, khách hàng có thể sử dụng các phòng họp, không gian đào tạo, phòng họp hội đồng quản trị và khán phòng được thiết kế để hỗ trợ hoạt động cộng tác và tăng cường sự gắn kết. Những không gian này tạo nên một phần quan trọng trong giá trị định vị của NEXTDC, mang đến cho khách hàng những nơi lý tưởng để hội họp, học tập và làm việc ngay tại cơ sở.

Thách thức nằm ở chỗ mỗi khách hàng sử dụng công nghệ theo cách khác nhau.

Nội bộ NEXTDC sử dụng nền tảng Microsoft Teams, nhưng các không gian tiếp khách hàng phải đáp ứng được nhiều loại thiết bị và nền tảng khác nhau. Một số khách truy cập sử dụng Teams, số khác dùng Zoom hoặc Google Meet. Bất kỳ giải pháp nào cũng cần đủ linh hoạt để hỗ trợ tất cả các nền tảng này.

Chúng tôi sử dụng Microsoft Teams, nhưng các phòng họp dành cho khách hàng đều hoạt động theo hình thức BYOD (mang thiết bị cá nhân). Có thể hôm nay bạn sẽ tiếp đón một khách hàng quen dùng Google Meet, rồi ngày mai lại là một người thành thạo Zoom. Hệ thống bắt buộc phải tương thích hoàn toàn với mọi nền tảng.

Jarrod Thompson

Khả năng BYOD của Neat đã mang lại cho NEXTDC sự linh hoạt để hỗ trợ bất kỳ nền tảng nào đồng thời duy trì trải nghiệm đồng nhất trên mọi địa điểm.

Thay thế sự phức tạp bằng sự đơn giản

Trước khi áp dụng giải pháp của Neat, NEXTDC từng phụ thuộc vào các hệ thống thiết bị nghe nhìn (AV) truyền thống tại nhiều không gian lớn hơn của mình. Các môi trường này bao gồm nhiều bộ xử lý tín hiệu số (DSP), bộ khuếch đại, micro gắn trần, loa gắn trần, bộ mở rộng tín hiệu và một lượng lớn hạ tầng hỗ trợ đi kèm.

Hậu quả là hệ thống trở nên phức tạp, chi phí triển khai cao và có quá nhiều nguy cơ phát sinh sự cố..

Tại một số phòng hội nghị ban giám đốc, chi phí lắp đặt thiết bị AV lên tới hàng trăm nghìn đô la Úc (AUD). Dù mức đầu tư lớn như vậy, độ tin cậy của hệ thống vẫn là một bài toán nan giải. 

Nó cực kỳ phức tạp và rắc rối.

Jarrod Thompson

Chỉ một sự cố nhỏ ở linh kiện cũng có thể đòi hỏi quy trình tìm lỗi kéo dài và các buổi bảo trì tại chỗ tốn kém. Cần nhớ rằng NEXTDC vận hành mà không có đội ngũ hỗ trợ CNTT chuyên trách túc trực, nên phương thức tiếp cận này hoàn toàn không thể duy trì lâu dài.

Sau khi đánh giá nhiều nhà cung cấp và tiến hành các thử nghiệm kiểm chứng giải pháp (PoC) trên diện rộng, NEXTDC đã quyết định lựa chọn Neat.

Điều nổi bật không chỉ đơn thuần là việc giảm thiểu thiết bị phần cứng. Các thiết bị như Neat Bar Pro đã tích hợp các tính năng xử lý, âm thanh và video tiên tiến vào trong một thiết bị duy nhất, loại bỏ phần lớn cơ sở hạ tầng vốn dĩ luôn cần thiết trong các không gian họp lớn trước đây. Nhờ công nghệ camera thông minh, hệ thống âm thanh tích hợp mạnh mẽ và bộ vi xử lý nội bộ, NEXTDC có thể mang lại trải nghiệm họp trực tuyến cao cấp mà không cần phụ thuộc vào hàng loạt linh kiện bên ngoài và các chuỗi tín hiệu phức tạp.

Đối với một doanh nghiệp luôn chú trọng giảm thiểu các điểm nghẽn dễ xảy ra sự cố, phương pháp "tất cả trong một" này hoàn toàn đồng nhất với triết lý vận hành của họ.

Chuẩn hóa mọi phòng họp trên toàn mạng lưới

Từ một vài lượt triển khai ban đầu, giải pháp này đã nhanh chóng phát triển thành một tiêu chuẩn áp dụng trên toàn công ty.

Hiện nay, NEXTDC đang sử dụng các thiết bị Neat Bar Pro, Neat Bar 2, Neat Board 50, Neat Board Pro, Neat Center và Neat Frame tại khắp các không gian nội bộ và không gian tiếp khách hàng. Khi các cơ sở mới được xây dựng, công nghệ hỗ trợ cộng tác sẽ được tích hợp vào các thiết kế phòng họp tiêu chuẩn hóa để có thể dễ dàng triển khai nhân rộng tại mọi địa điểm.

Dù người dùng bước vào phòng họp ở Adelaide, Darwin, Perth, Sydney, Brisbane hay Kuala Lumpur, trải nghiệm đều được thiết kế để đồng nhất.

Phương thức tiếp cận này đã mang lại những lợi ích vận hành đáng kể. Các cấu hình phòng họp được tiêu chuẩn hóa giúp đơn giản hóa việc lập kế hoạch và triển khai, giảm thiểu nhu cầu hỗ trợ kỹ thuật, đồng thời tạo ra trải nghiệm quen thuộc cho cả nhân viên và khách hàng.

Trải nghiệm hội họp thông minh mà không phức tạp

Một trong những lợi thế lớn nhất đối với NEXTDC chính là khả năng tự động hóa trải nghiệm họp của Neat.

Các thiết bị của Neat liên tục thích ứng với mọi diễn biến trong phòng họp, tự động điều chỉnh khung hình của người tham gia và tối ưu hóa thu âm mà không cần điều chỉnh thủ công. Các tính năng như Neat Symmetry và trí tuệ camera tiên tiến giúp đảm bảo mọi người luôn được hiển thị rõ ràng và duy trì kết nối tương tác, bất kể họ ngồi ở đâu.

Đối với các không gian tiếp khách hàng, điều này đặc biệt có giá trị. Khách truy cập không cần phải tìm hiểu hệ thống phòng họp phức tạp trước khi tham gia cuộc họp. Họ chỉ cần kết nối thiết bị của mình và bắt đầu cộng tác ngay lập tức.

Công nghệ được đặt ở hậu trường, cho phép người dùng tập trung hoàn toàn vào cuộc trò chuyện thay vì phải bận tâm đến thiết bị.

Mở rộng phạm vi với Neat Center

Đối với các phòng họp lớn và không gian dành cho ban giám đốc, NEXTDC cũng triển khai Neat Center để tạo ra trải nghiệm họp toàn diện hơn.

Được đặt ở giữa phòng, Neat Center sử dụng thêm camera và micro để ghi hình và thu tiếng của những người tham gia có thể ngồi xa màn hình chính phía đầu phòng. Điều này đảm bảo những người tham gia từ xa có thể nhìn và nghe rõ mọi thành viên trong cuộc họp.

Kết quả là một trải nghiệm hội họp công bằng hơn, đặc biệt là trong những phòng họp lớn với trần nhà cao, nơi mà các công nghệ đặt ở đầu phòng truyền thống thường gặp khó khăn trong việc thu trọn hình ảnh và âm thanh của mọi người tham gia một cách hiệu quả.

Quản lý thiết bị từ xa với Neat Pulse

Quản lý từ xa là một yếu tố quan trọng khác trong quyết định của NEXTDC. Đội ngũ của họ cần có khả năng theo dõi tình trạng thiết bị, trạng thái phòng họp và hiệu suất vận hành từ bất kỳ đâu. Neat Pulse đã đáp ứng trọn vẹn yêu cầu đó.

Khả năng điều khiển từ xa của các bạn, cho phép người dùng nhìn thấy chính xác những gì hiển thị trên màn hình cảm ứng và trên chính thiết bị, thực sự rất tuyệt vời.

Jarrod Thompson

Nhờ sử dụng Neat Pulse, NEXTDC có thể giám sát thiết bị từ xa, quản lý các bản cập nhật phần mềm, triển khai các cấu hình phòng họp chuẩn hóa, khắc phục sự cố và kiểm soát trực quan theo thời gian thực toàn bộ hệ thống công nghệ trong phòng họp chỉ từ một nền tảng duy nhất.

Đội ngũ cũng đã xây dựng các cấu hình triển khai chuẩn hóa cho các phòng khách hàng và không gian nội bộ, giúp việc triển khai các thiết bị mới một cách đồng nhất trên toàn tổ chức trở nên dễ dàng.

Nếu đó là không gian dành cho khách hàng, chúng tôi áp dụng các thiết lập đồng nhất cho từng phòng một. Tuần trước, chúng tôi đã thiết lập lại một phòng họp tại Sydney và quá trình này có lẽ chỉ mất từ năm đến mười phút.

Jarrod Thompson

Đối với một tổ chức quản lý công nghệ cộng tác trên nhiều thành phố và các chi nhánh quốc tế, mức độ kiểm soát đó đã trở thành một lợi thế vô cùng lớn.

Hướng tới tương lai, NEXTDC cũng đang tìm kiếm cơ hội để tận dụng dữ liệu về tình trạng sử dụng và công suất phòng được thu thập thông qua Neat Sense nhằm hiểu rõ hơn về cách các không gian hợp tác đang được sử dụng.

Hỗ trợ đội ngũ nhân sự toàn cầu đang ngày càng phát triển

Khi NEXTDC mở rộng hoạt động ra thị trường quốc tế, công nghệ cộng tác đang giúp kết nối các đội ngũ trên khắp các khu vực.

Tại Kuala Lumpur, nơi công ty vừa mới đưa vào vận hành trung tâm dữ liệu quốc tế đầu tiên, Neat Board 50 đã trở thành một công cụ đắc lực cho các buổi họp toàn thể công ty và các hoạt động cộng tác liên phòng ban.

Tích hợp màn hình đa điểm cỡ lớn, hệ thống âm thanh, video, bảng trắng và tính năng chia sẻ nội dung trong một thiết bị duy nhất, Neat Board 50 mang lại sự linh hoạt tối đa cho các môi trường làm việc năng động. Các đội ngũ có thể dễ dàng di chuyển thiết bị giữa các không gian khi nhu cầu thay đổi, trong khi vẫn duy trì một trải nghiệm người dùng quen thuộc

Đối với các đội ngũ vận hành quản lý cơ sở hạ tầng quan trọng, các thiết bị này giúp việc kết nối với đồng nghiệp ở nhiều địa điểm khác nhau trở nên dễ dàng. Đối với các cuộc họp toàn công ty, chúng mang lại một phương thức tương tác đầy lôi cuốn để gắn kết các đội ngũ lại với nhau, bất chấp khoảng cách địa lý.

Sự linh hoạt của nền tảng này cũng đã khơi nguồn cho những ý tưởng mới xoay quanh các không gian đổi mới sáng tạo, trải nghiệm khách hàng mang tính tương tác và các quy trình làm việc tích hợp AI trong tương lai.

Mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng và ban giám đốc

Những lợi ích mang lại không chỉ dừng lại ở khía cạnh vận hành. Phản hồi từ nhân viên, lãnh đạo và khách hàng đều vô cùng tích cực.

Trước đây, các môi trường AV phức tạp đôi khi gặp khó khăn về độ tin cậy, hiệu suất âm thanh hoặc các vấn đề về hỗ trợ kỹ thuật. Giờ đây, những phàn nàn đó đã gần như đã biến mất. Thay vào đó, phản hồi chủ yếu tập trung vào chính trải nghiệm mà hệ thống mang lại.

Người dùng ở phía bên kia đã phải thốt lên rằng: ‘Wow, các bạn đang dùng hệ thống gì vậy?’

Jarrod Thompson

Jarrod nhận định rằng tính năng trí tuệ camera, khả năng căn chỉnh khung hình và chất lượng âm thanh đều góp phần mang lại trải nghiệm họp tự nhiên hơn.

Có lẽ điều dễ nhận thấy nhất là, mặc dù đã thay thế các hệ thống phòng họp truyền thống vốn phụ thuộc vào nhiều loa, micro, bộ khuếch đại và bộ xử lý, công ty lại không hề nhận được bất kỳ lời phàn nàn nào về chất lượng âm thanh.

Công nghệ này hoạt động một cách đơn giản và hiệu quả.

Hướng tới tương lai

Khi NEXTDC tiếp tục mở rộng hoạt động trên khắp nước Úc và tiến vào các thị trường quốc tế mới, công ty hiện đã có một tiêu chuẩn cộng tác mà họ có thể tự tin nhân rộng ở bất kỳ đâu.

Đối với Jarrod, giá trị của Neat được tóm gọn trong ba nguyên tắc đơn giản.

Đơn giản, thanh lịch và hoạt động trơn tru.

Jarrod Thompson

Bằng cách đơn giản hóa những quy trình phức tạp, chuẩn hóa trải nghiệm họp trực tuyến và cho phép quản lý tập trung trên quy mô lớn, Neat đã trở thành một phần không thể thiếu trong cách NEXTDC kết nối nhân viên, khách hàng và các ban lãnh đạo trên khắp mạng lưới trung tâm dữ liệu lớn nhất nước Úc.

Khám phá các thiết bị tiên phong của Neat hoặc đặt lịch demo để tự mình trải nghiệm.